Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Bu politika, HOCAM tarafından işlenen tüm kişisel verilerin ne kadar süreyle saklanacağını, sürenin dolması halinde hangi yöntemle imha edileceğini ve bu işlemin nasıl denetleneceğini belirler. Hangi verilerin işlendiği Aydınlatma Metni ve Hoca Aydınlatma Metni metinlerinde açıklanmıştır.

• Silme: verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve kullanılamaz hale getirilmesi.
• Yok etme: verinin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde geri getirilemez hale getirilmesi.
• Anonim hale getirme: verinin başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Takma adlaştırma anonimleştirme sayılmaz.

• Ticari defter ve belgelerin saklanması (TTK m.82 — 10 yıl).
• Vergi usulüne ilişkin saklama (VUK m.253).
• Genel zamanaşımı (TBK m.146 — 10 yıl).
• Sözleşmenin ifası (KVKK m.5/2-c).
• Bir hakkın tesisi ve korunması (KVKK m.5/2-e).
• İşlem güvenliğinin sağlanması (KVKK m.12).

• Saklama süresinin dolması.
• İşlemenin dayanağı olan hukuki sebebin ortadan kalkması.
• Onaya dayalı işlemede onayın geri alınması.
• İlgili kişinin silme talebinin kabul edilmesi.
• Kurul veya mahkeme kararı.

• Hesap ve profil

  Süre

  Hesap süresi + 6 ay

  Yöntem

  Silme ve kimlik alanlarının anonimleştirilmesi

• Tamamlanmamış kayıt başvurusu

  Süre

  1 gün

  Yöntem

  Yok etme

• E-posta doğrulama kodu

  Süre

  30 gün

  Yöntem

  Yok etme

• Hoca doğrulama belgeleri ve güvenli önizlemeleri

  Süre

  Onaydan sonra 7 gün; ret veya bekleyen başvuruda en fazla 30 gün

  Yöntem

  Yok etme

• Üniversite e-posta ispatı ve alan adı inceleme kaydı

  Süre

  Hesap süresi

  Yöntem

  Silme

• Ders ve rezervasyon kayıtları

  Süre

  10 yıl

  Yöntem

  Anonim hale getirme

• Derse katılım kayıtları

  Süre

  2 yıl

  Yöntem

  Silme

• Görüntülü ders altyapısı olay kayıtları

  Süre

  90 gün

  Yöntem

  Yok etme

• Mesajlaşma ve mesaj görselleri

  Süre

  Hesap kapanışı + 1 yıl

  Yöntem

  Silme

• Ders materyalleri ve öğretmen notları

  Süre

  Ders ilişkisi bitişi + 1 yıl

  Yöntem

  Yok etme

• Öğrenme takibi kayıtları

  Süre

  Onay geri alınana kadar

  Yöntem

  Silme

• Keşif ve analitik kayıtları

  Süre

  12 ay

  Yöntem

  Anonim hale getirme

• Yapay zekâ asistanı sohbetleri

  Süre

  Son etkileşimden 180 gün

  Yöntem

  Silme

• Yapay zekâ kullanım sayacı

  Süre

  12 ay

  Yöntem

  Silme

• Bildirimler

  Süre

  90 gün

  Yöntem

  Silme

• Değerlendirmeler

  Süre

  Süresiz

  Yöntem

  Öğrenci kimliği anonim hale getirilir, yorum kalır

• Fatura ve mali kayıtlar

  Süre

  10 yıl

  Yöntem

  Süre sonunda yok etme

• Uyuşmazlık delilleri

  Süre

  Dosya bazında, azami 10 yıl

  Yöntem

  Yok etme

• Şikâyet ve güven kayıtları

  Süre

  10 yıl

  Yöntem

  Anonim hale getirme

• Yönetici erişim ve hesap geçişi kayıtları

  Süre

  2 yıl

  Yöntem

  Silme

• Destek talepleri

  Süre

  3 yıl

  Yöntem

  Silme

• Hesap silme talebi kayıtları

  Süre

  3 yıl

  Yöntem

  Silme

• Silinmiş hesap kimlik özeti

  Süre

  Kayıt bazında belirlenen tarihe kadar

  Yöntem

  Yok etme

Yönetmelik uyarınca periyodik imha altı ayda bir, her yıl Haziran ve Aralık aylarının ilk haftasında yapılır. İşlem önce etkilenecek kayıt sayılarını raporlayan bir deneme çalıştırması ile başlar; gerçek imha ancak bu rapor onaylandıktan sonra uygulanır.

Her çalıştırma için tarih, kapsam, kayıt sayısı, yöntem ve sorumlu kişi bir imha tutanağına yazılır ve en az üç yıl saklanır.

Depolama katmanındaki dosyalar (doğrulama belgeleri, ders materyalleri, mesaj görselleri) bu otomatik işlemin kapsamı dışında olup ayrıca imha edilir. Yalnızca veri tabanı kaydını silmek yeterli değildir.

Bir kullanıcı silme talep ettiğinde:

1. Onaya dayalı tüm veriler silinir.
2. Sözleşme ve profil verileri anonim hale getirilir.
3. Mali kayıtlar silinmez. Vergi ve ticaret mevzuatı gereği 10 yıl saklanır; kapsam yalnızca fatura ve mali kayıtla sınırlı tutulur ve kimlik bilgisi şifreli olarak saklanır.
4. Açık uyuşmazlık, iade veya güvenlik incelemesi varsa silme, dosya kapanışına kadar ertelenir ve gerekçesi kullanıcıya bildirilir.
5. Yeniden kayıt kötüye kullanımını önlemek için yalnızca geri döndürülemez bir kimlik özeti tutulur; süresi dolduğunda o da yok edilir.

Kullanıcıya hangi verinin silindiği, hangisinin hangi hukuki sebeple saklandığı açıkça yazılı olarak bildirilir.

Bu politika yılda en az bir kez, ayrıca yeni bir veri kategorisi veya hizmet sağlayıcı eklendiğinde gözden geçirilir. Kişisel veri işleme envanteri ile bu politika birlikte güncellenir.